Een soepele overstap naar nieuwe boekingssoftware voor je fitnessclub
Als eigenaar van een fitnessclub is het kiezen van een nieuw boekingssysteem een belangrijke beslissing. Velen stellen deze stap echter uit uit angst voor een lastige overgangsperiode, voor de workload die ermee gepaard gaat of voor klanten die plots een ander systeem dienen te gebruiken. Maar met de juiste voorbereiding en plan-van-aanpak kan deze overgang juist een positieve ervaring worden voor zowel jou als je klanten. Zo verander je van software in 8 stappen...
1/ Kijk verder dan je huidige behoeften
Bij het kiezen van een nieuw boekingssysteem is het belangrijk om niet alleen te kijken naar wat je nu nodig hebt, maar ook te anticiperen op toekomstige behoeften. Stel jezelf de volgende vragen:
- Welke specifieke rapporten en statistieken wil je kunnen inzien en gebruiken?
- Kun je gemakkelijk extra instructeurs, gebruikers, lessen en abonnementen toevoegen zonder meerkosten?
- Biedt de software mogelijkheden om te groeien met andere diensten zoals workshops of meerdaagse trainingen?
- Hoe voelde de klantenservice aan toen je om hulp vroeg?
- Staan er veranderingen voor je bedrijf op stapel die je softwarebehoeften kunnen beïnvloeden?
Door nu de tijd te nemen om een toekomstbestendige keuze te maken, voorkom je dat je binnen afzienbare tijd opnieuw moet overstappen.
2/ Benut de kans voor extra veranderingen
Verrassend genoeg kan een softwarewissel het perfecte moment zijn om ook andere aspecten van je bedrijf te vernieuwen. Overweeg of je je abonnementsvormen wilt aanpassen, prijzen wilt verhogen, voorwaarden wilt bijwerken of je lesrooster wilt vernieuwen.
Hoewel het misschien voelt als te veel verandering in één keer, blijkt uit ervaring dat dergelijke wijzigingen juist positief worden ontvangen wanneer ze samenvallen met de overstap naar een nieuw boekingssysteem. Het bundelen van alle veranderingen in dezelfde overgangsperiode zorgt ervoor dat je community alles in één keer kan verwerken en zich sneller op hun gemak voelt.
3/ Zorg voor een grondige voorbereiding
Zodra je een keuze hebt gemaakt, is het tijd om alles klaar te zetten. Configureer alle lessen, abonnementen en instructeurs om een volledig rooster te kunnen maken en stel je betalingsworkflows in.
Test het reserveringsproces vanuit het perspectief van de klant om er zeker van te zijn dat de gebruikerservaring optimaal is. Deze klantervaring is zéér belangrijk, en je wilt comfortabel zijn met hoe alles werkt zodat je eventuele vragen van klanten kunt beantwoorden.
Bij veel boekingssystemen is het mogelijk om je bestaande klantenlijst en actuele abonnementsgegevens te importeren, zodat je leden naadloos verder kunnen waar ze gebleven waren.
4/ Maak gebruik van ondersteuning
Wees niet bang om hulp te vragen aan het supportteam van je nieuwe boekingssoftware. Zij kunnen je vaak helpen met:
- Het importeren van klantengegevens en openstaande tegoeden
- Het trainen van jou en je team in het gebruik van het systeem
- Hulp bij de integratie van het systeem op je website
- Koppeling met je betaalprovider (zoals Mollie of Stripe)
- Best-use cases van collega's in de sector
- Toegang tot aanvullende ondersteuning via handleidingen, video's en artikelen
5/ Maar doe wel zelf het nodige werk
Er bestaat ook een tegenovergesteld probleem: situaties waarin klanten niet het nodige werk doen en daardoor niet echt begrijpen hoe het systeem werkt. Als je alle setup laat doen door het supportteam, hoe ga je dan over zes maanden een nieuwe les toevoegen?
Het is belangrijk om een balans te vinden waarbij je aan het einde van het proces tenminste een degelijk begrip hebt van hoe alles werkt. Je hoeft geen expert te zijn, maar de tijd nemen om de basis te begrijpen zal zich terugbetalen naarmate je verdergaat.
6/ Neem de tijd voor een grondige review
Als je account grotendeels is ingericht en je bijna klaar bent om boekingen en betalingen te accepteren, is het tijd voor een kritische blik. Er is niets frustrerender dan tijd te investeren in het opzetten van alles, om er vervolgens achter te komen dat je incorrecte informatie hebt toegevoegd of gênante typefouten hebt gemaakt in een bevestigingsmail.
Heb je een vriend met oog voor detail? Nu is het moment om hem of haar een koffie aan te bieden en je setup te laten controleren, zowel vanuit het admin dashboard als door in te loggen als testklant om boekingen te maken.
7/ Kies een slim moment voor de overstap
Het overgaan naar een nieuw boekingssysteem verloopt meestal soepel, maar het is toch verstandig om een overgangsdatum te kiezen waarop je rooster wat rustiger is. Kies een dag midden in de week waarop je weet dat je gemakkelijk toegang hebt tot het ondersteuningsteam (dus misschien niet op een vrijdagmiddag!).
Indien mogelijk, is het ook verstandig om jezelf (of een vertrouwd teamlid) in de dagen na de overstap extra beschikbaar te maken, zodat leden je gemakkelijk kunnen bereiken om eventuele problemen of verwarring op te lossen.
Een beetje extra tijd besteden aan het helpen van mensen tijdens de overgangsperiode zal zich uitbetalen wanneer je ziet dat al je klanten snel operationeel zijn en je je administratieve taken onmiddellijk ziet afnemen.
8/ Ontspan en geef jezelf een schouderklopje!
Je hebt het gedaan! 🎉
De overgang naar een nieuw boekingssysteem kan een uitdaging lijken, maar met de juiste planning en aanpak kan het een verfrissende update zijn voor je studio die zowel jouw administratieve lasten vermindert als de ervaring van je klanten verbetert. Neem de tijd om een weloverwogen keuze te maken en de overgang zorgvuldig voor te bereiden, en je zult de voordelen direct ervaren.
De redactie van FitPro schreef ook het volgende artikel : "Waarom administratieve automatisering de sleutel is tot een succesvollere fitnessclub".
Trainin
Trainin biedt betaalbare, all-in-one software voor fitnessprofessionals. Beheer eenvoudig agenda's, klanten en betalingen met een gepersonaliseerde app.
